Cómo funciona Mis archivos: etapas, duplicados y eliminación de archivos

Mis archivos es la puerta de entrada de todos los documentos a Dcycle. Ahora es un sistema construido y operado íntegramente por Dcycle — en sustitución de las herramientas de procesamiento de terceros que se usaban antes — lo que significa una extracción de datos más fiable y una gestión de errores mucho más clara.

Este artículo explica cómo funciona el sistema por dentro, para que siempre sepas dónde están tus datos y qué hace cada acción. Para el paso a paso de la subida, consulta Sube datos desde Mis archivos.

El archivo y sus datos son dos cosas distintas

El concepto más importante de Mis archivos: el archivo y sus datos están separados.

• El archivo es el documento en sí — el PDF de la factura, la hoja de Excel o la imagen que subiste. Vive en Mis archivos.
• Los datos son lo que Leia extrae de él — los registros creados en una categoría de datos (por ejemplo, una factura de electricidad en Datos → Electricidad) y los impactos calculados a partir de ellos.

Cuando un archivo completa su procesamiento, sus registros de datos existen de forma independiente del archivo. Esta separación es lo que hace más clara la gestión de errores: si algo falla, siempre puedes saber si el problema está en el documento o en los datos extraídos.

Desde dónde puedes subir

Hay tres puntos de entrada, y todos pasan por el mismo flujo de procesamiento:

• Datos → Mis archivos — la vista general. Los archivos subidos aquí no quedan vinculados a ningún proyecto.
• Mis archivos dentro de un proyecto — misma funcionalidad, pero el archivo queda además asociado a ese proyecto, así que lo verás en la lista de archivos del proyecto. Los archivos pertenecen a tu organización, por lo que siempre aparecen también en la vista general.
• Directamente desde una categoría de datos — por ejemplo, subiendo facturas desde Combustión en una instalación concreta. El archivo llega preasignado a esa categoría e instalación, y aparece un aviso de “archivos por revisar” para que los confirmes.

Ningún punto de entrada es “mejor” — usa el que encaje con tu forma de trabajar. ¿Vas a subir un lote grande de documentos variados? Mis archivos general. ¿Vas a subir una factura de residuos mientras ya estás en la categoría de Residuos? Súbela ahí mismo.

Las cinco etapas de procesamiento

Cada archivo que subes pasa por las mismas cinco etapas, y el panel de procesamiento muestra exactamente en qué punto está cada uno:

1. Subida — el archivo se guarda en Mis archivos. Aún no se ha leído ni calculado nada.
2. Clasificación — Leia identifica el tipo de documento (electricidad, combustión, residuos, agua…). Cada categoría se procesa de forma distinta — una factura de luz necesita kWh y fechas, una de residuos necesita códigos LER y tratamiento — así que la clasificación decide qué lógica de lectura se aplica. Si Leia no está segura, te pide confirmar la categoría. Una factura que cobra varios servicios a la vez (electricidad, agua o combustibles como gas o gasóleo) se clasifica en cada uno de ellos: junto al archivo verás una etiqueta con los servicios detectados, por ejemplo «Electricidad +1» — pasa el ratón por encima para ver la lista completa.
3. Lectura — Leia extrae los valores (proveedor, número de factura, periodo, consumo, totales) y los convierte a los campos que necesita Dcycle. También detecta la organización y la instalación a la que pertenece el documento, usando el nombre de la empresa, la dirección de suministro e identificadores como el CUPS en las facturas de electricidad.
4. Revisar datos — tu punto de control obligatorio. Confirmas lo que Leia ha leído antes de que se cree ningún registro.
5. Completado — solo ahora se crean los registros de datos y sus impactos. Todo lo que ves en las tarjetas de categorías (consumos, emisiones) proviene exclusivamente de archivos que llegaron a Completado.

Un icono de aviso en un archivo significa que espera una acción tuya — normalmente en Clasificación (confirmar la categoría) o en Revisar datos (confirmar los valores). Los archivos que te esperan se agrupan en la pestaña Pendientes.

Por qué el paso de revisión es obligatorio

Ningún dato llega a tu huella hasta que lo confirmas en Revisar datos — en cada subida, siempre, desde cualquier punto de entrada. Es deliberado: en el sistema anterior, valores mal leídos podían convertirse en registros en silencio, generando facturas con fechas erróneas, entradas sin emisiones o errores ocultos que solo aparecían mucho después. Ahora no se crea nada hasta que alguien lo ha mirado y confirmado, lo que además hace que tus datos sean auditables.

Acciones en lote

Cada etapa tiene sus propias acciones en lote — selecciona varios archivos y actúa sobre todos a la vez:

• Revisar datos: asignar una instalación a muchas facturas, dividir una factura entre instalaciones u organizaciones (la misma división se aplica a todos los archivos seleccionados) y confirmar en lote. La confirmación en lote muestra un resumen de todo lo que se va a crear — proveedor, periodo, cantidad, instalación — para que detectes errores (una cantidad en negativo, un periodo mal leído) antes de confirmar. Todos los archivos necesitan tener instalación asignada para poder confirmarse.
• Los factores de emisión personalizados también se pueden asignar durante Revisar datos. Puedes aplicarlos después desde la categoría — el resultado es el mismo — pero hacerlo durante la revisión te ahorra una segunda pasada. Consulta factores de emisión personalizados.

Detección de duplicados

Al subir un archivo, Dcycle comprueba de inmediato si ya existe un archivo con exactamente el mismo contenido — la comparación es sobre el contenido, no sobre el nombre, así que renombrar un archivo y volver a subirlo también se detecta.

Cuando se marca un duplicado, tú eliges:

• Eliminar el archivo — elimina solo la copia que acabas de subir. El archivo original y todos sus datos quedan intactos. Como la copia marcada no pasó de la clasificación, no creó ningún registro, así que no hay nada más que limpiar.
• Procesarlo igualmente — continúa el flujo normal, como si fuera un archivo nuevo.

Eliminar archivos: qué pasa con los datos

Al eliminar un archivo, Dcycle te pregunta qué quieres hacer con los datos que creó. El diálogo se abre con Seleccionar opción y sin nada marcado — debes elegir una en el desplegable antes de que se active el botón de confirmar. El mismo diálogo aparece desde el menú de tres puntos del archivo y desde la barra de acciones en bloque cuando seleccionas varios archivos o carpetas.

Desde Mis archivos (fuera de un proyecto) eliges entre:

Opción	Qué pasa con el archivo	Qué pasa con sus datos
Eliminar el archivo	Se mueve a la Papelera, con una retención de 30 días	Se conservan, pero dejan de estar vinculados al archivo — aunque lo restaures más tarde
Eliminar el archivo y sus datos	Se mueve a la Papelera, con una retención de 30 días	Se eliminan definitivamente en todas tus organizaciones. Restaurar el archivo no los recupera

Desde dentro de un proyecto, el mismo desplegable añade una tercera opción:

Opción	Qué pasa con el archivo	Qué pasa con sus datos
Quitar de este proyecto	Sigue en Mis archivos y en los demás proyectos	No se elimina nada, pero el archivo deja de estar vinculado a los datos de este proyecto
Eliminar el archivo	Se mueve a la Papelera y se quita de todos los proyectos	Se conservan, pero dejan de estar vinculados al archivo
Eliminar el archivo y sus datos	Se mueve a la Papelera y se quita de todos los proyectos	Se eliminan definitivamente en todas tus organizaciones

Al elegir Quitar de este proyecto, el diálogo indica que no se elimina nada y el botón pasa a Quitar del proyecto:

Al elegir Eliminar el archivo y sus datos, el diálogo explica que los datos se eliminan definitivamente. Si el archivo está vinculado a un proyecto, también te avisa de qué proyecto desaparecerá y recuerda que puedes recuperarlo desde la Papelera durante 30 días:

Aparte, Quitar de la vista oculta un archivo de la lista principal pero lo mantiene en Pendientes, para que puedas volver y terminar de revisarlo más tarde. No afecta a ningún dato.

Usa Quitar de este proyecto cuando el archivo sigue siendo válido pero no pertenece al proyecto. Usa Eliminar el archivo cuando el documento no deba estar en Dcycle pero los registros que creó sean correctos. Usa Eliminar el archivo y sus datos cuando quieras deshacer todo lo que importó el archivo — una factura duplicada o un Excel desactualizado — en un solo paso.

Eliminar un archivo y sus datos puede tardar un momento. Puedes seguir el progreso de cada archivo en la página de Procesamientos.

Subidas de Excel y CSV

Las hojas de cálculo pasan por las mismas cinco etapas. La diferencia está en Revisar datos, que separa los PDFs de las hojas de cálculo porque necesitan acciones distintas: revisar una hoja de cálculo abre el flujo de importación estándar — seleccionas la pestaña a procesar, emparejas tus columnas con los campos de Dcycle, emparejas los valores — un archivo cada vez.

Encuentra tus archivos

• Todos muestra todos los archivos, organizados con la estructura de carpetas con la que los subiste.
• Pendientes, Procesados y Errores son listas planas — sin navegación por carpetas, solo cada archivo en ese estado (cada fila indica a qué carpeta pertenece). En Pendientes está todo lo que espera una acción tuya, incluidos los archivos que quitaste de la vista.

Muévete con el ratón

Mis archivos responde a los mismos gestos que el explorador de archivos de tu ordenador:

• Haz clic derecho en un archivo para abrir sus acciones junto al cursor. Con varios archivos seleccionados, las acciones se aplican a todos a la vez. Haz clic derecho en un espacio vacío para crear una carpeta, subir archivos o actualizar.
• Selecciona arrastrando desde el margen izquierdo de la lista. Mantén Cmd (Mac) o Ctrl (Windows) para añadir a tu selección.
• Arrastra y suelta archivos, o una selección completa, sobre una carpeta para moverlos a ella. Para sacarlos de una carpeta, suéltalos sobre la ruta de carpetas de la parte superior de la lista.
• Desplázate para cargar más. La lista ocupa toda la pantalla y carga más archivos al hacer scroll, así que ya no hay botón “Cargar más”.
• Usa la ruta de carpetas para navegar. Siempre muestra la ruta completa, incluso cuando abres Mis archivos desde un enlace compartido.

Subir evidencias

Mis archivos te permite marcar documentos como evidencias: archivos que quieres conservar para auditoría pero que no deben procesarse para el cálculo de emisiones.

Puedes hacerlo de dos formas:

1. Crea una carpeta de evidencias. Al crear una carpeta, activa la opción “Carpeta solo de evidencias”. Todos los archivos que subas a esa carpeta se tratarán automáticamente como evidencias y Leia no los procesará.
2. Marca un archivo como evidencia al subirlo. Al subir un archivo, verás la opción de indicar que el documento es una evidencia y que no quieres que se procese para el cálculo de emisiones. El archivo se guarda en Mis archivos pero no avanza en el flujo de procesamiento.

Preguntas frecuentes

¿Por qué tengo que confirmar cada subida manualmente?

Porque es la única forma de garantizar que lo que entra en tu huella es correcto. La extracción de Leia es precisa, pero los documentos varían muchísimo entre proveedores — el paso de revisión captura los casos en los que un valor, un periodo o una instalación necesitan tu criterio. No se crea nada hasta que confirmas, lo que además hace que tus datos sean auditables: cada registro fue aprobado explícitamente por alguien.

He eliminado un archivo pero sus datos siguen apareciendo. ¿Es un error?

No — elegiste conservarlos. Al eliminar un archivo, Dcycle pregunta si quieres eliminar solo el archivo o el archivo y sus datos. Si elegiste Eliminar el archivo, los registros que creó se quedan en su categoría, sin vínculo con el archivo. Para quitarlos, elimina los registros desde la categoría (mira Borrar registros cargados por error). La próxima vez, elige Eliminar el archivo y sus datos.

¿Cómo elimino un archivo y sus datos a la vez?

Abre el menú de tres puntos del archivo en Mis archivos (o dentro del proyecto), haz clic en Eliminar y elige Eliminar el archivo y sus datos. La opción también está disponible en bloque: selecciona varios archivos o carpetas y elimínalos desde la barra de acciones. Los datos se eliminan definitivamente en todas tus organizaciones donde se importó el archivo, y el archivo va a la Papelera. Esto sustituye lo que antes requería buscar y borrar registros categoría por categoría.

He eliminado un archivo dentro de un proyecto pero sigue en Mis archivos. ¿Por qué?

Dentro de un proyecto, elige Eliminar el archivo o Eliminar el archivo y sus datos para moverlo a la Papelera — se quita de Mis archivos y de todos los proyectos. Si solo quieres sacarlo del proyecto, elige Quitar de este proyecto: el archivo sigue en Mis archivos y en los demás proyectos.

¿Subo desde Mis archivos o desde la categoría de datos?

Ambas vías tienen las mismas capacidades y terminan en el mismo paso de revisión — es pura comodidad. Subir desde una categoría preasigna la categoría y la instalación, lo que resulta práctico para subidas puntuales. Mis archivos va mejor para lotes, o para construir un archivo completo y trazable de los documentos de un año en una sola sesión.

¿Qué cambia si subo dentro de un proyecto?

El archivo queda asociado a ese proyecto, así que aparece en el Mis archivos del proyecto además de en el general. Si subes fuera de un proyecto, el archivo no se lista en ningún proyecto — pero sus datos, una vez confirmados, cuentan donde corresponda: una factura de residuos de 2025 procesada desde el Mis archivos general sigue aportando sus registros y emisiones a cualquier proyecto que cubra 2025.

He subido la misma factura dos veces. ¿Qué pasa?

Dcycle la marca como duplicado antes de procesarla. Elige “Eliminar archivo” y solo se borra la copia nueva — el original y sus datos quedan intactos, y nunca se llegaron a crear registros duplicados. Ten en cuenta que la detección requiere contenido idéntico: una versión modificada del archivo no se marca.

¿Puedo recuperar un archivo eliminado?

Sí, durante 30 días. Los archivos eliminados van a la Papelera y se conservan 30 días antes de borrarse definitivamente. Con los datos es distinto: si eliminaste el archivo y sus datos, los datos se pierden para siempre; si los conservaste, siguen sin vínculo con el archivo aunque lo restaures. Consulta Restaura un registro eliminado desde la Papelera para ver cómo funciona la Papelera.

¿Cómo sabe Leia a qué instalación pertenece una factura?

Cruza lo que aparece en el documento — nombre de la empresa, dirección de suministro, CUPS — con tus instalaciones y con facturas procesadas anteriormente (por ejemplo, otras facturas con el mismo CUPS). La primera vez que subes no hay histórico, así que las direcciones de las instalaciones son lo que más ayuda: si las direcciones de suministro de tus facturas coinciden con las de tus instalaciones, añádelas (Empresa → Instalaciones → Editar). Si Leia no puede determinar la instalación, simplemente te lo pregunta durante la revisión — y aprende de lo que confirmas.

Mi factura cobra varios servicios, como electricidad y agua. ¿Tengo que subirla dos veces?

No. Sube la factura tal cual te llega, sin partir el PDF. Leia detecta cada servicio de la factura (electricidad, agua y combustibles como gas o gasóleo) y crea una lectura por servicio, con su propio consumo y periodo, en su categoría correspondiente.

En Revisar datos, los datos aparecen agrupados por servicio en la misma pantalla: comprueba cada bloque y confírmalos todos de una vez. Si la factura incluye un servicio con consumo cero junto a otro que sí consume, solo se conserva el que tiene consumo, para que no acabes con registros vacíos. Las facturas de un solo servicio funcionan exactamente igual que antes.

Un archivo está atascado en Pendientes. ¿Qué hago?

Pendientes significa que el archivo te espera a ti — normalmente para confirmar una clasificación de la que Leia no estaba segura, o para revisar sus datos. Haz clic en el archivo y el panel de procesamiento se reabre en el paso donde se detuvo. Los archivos que decidiste “Quitar de la vista” también esperan en Pendientes.