Subir desplazamientos de empleados desde tu propia encuesta

Antes de empezar

Necesitas el rol Editor en tu organización de Dcycle.

¿Cuándo usarlo?

Dcycle puede enviar la encuesta de movilidad a tus empleados, pero no estás obligado a usarla. Sube un fichero cuando:

• Ya haces tu propia encuesta. Muchas empresas recogen los datos de desplazamiento en sus propios sistemas — una plataforma de RRHH, un formulario interno, un cuestionario en la intranet — y solo quieren volcar el resultado en Dcycle. Exporta las respuestas, empareja las columnas con las de la plantilla y súbelo.
• Tu encuesta es anónima. Si no recoges el correo de los empleados, igualmente puedes subir los datos. La columna del correo es opcional.
• Estás cargando años pasados. Para un año base o un inventario histórico no puedes enviar una encuesta: el fichero es la única vía.

El cálculo es exactamente el mismo por las dos vías. Un registro subido por fichero y uno recogido con la encuesta de Dcycle se tratan igual.

Pasos

Paso 1

Haz clic en “Datos” en la navegación lateral, luego en “Categorías”, y abre la categoría “Personal propio”.

Paso 2

“Personal propio” agrupa tres subtemas. Abre “Encuestas de movilidad”: ahí es donde viven los datos de desplazamiento, tanto los de la encuesta que envía Dcycle como los que subes tú.

El listado “Empleados de la empresa”, más abajo en esa misma página, es otra cosa — registra a tu plantilla, no sus desplazamientos. Su botón “Carga masiva” sube empleados, no viajes.

Paso 3

Haz clic en “Añadir datos”.

Paso 4

Elige “Subir desplazamientos”.

Ojo con la opción de debajo: “Enviar encuesta por mail” envía la encuesta de Dcycle a tus empleados, y ahí sí hace falta su correo. Para subir datos que ya has recogido tú, la opción es “Subir desplazamientos”.

Paso 5

Se abre el asistente de importación. Si aún no tienes un fichero, descárgate una plantilla con el botón “Plantilla Excel” o “Plantilla CSV” y rellénala: una fila por empleado y periodo de desplazamiento. Los formatos admitidos son CSV, XLSX y XLS.

Las cabeceras de la plantilla te indican qué se espera: las columnas marcadas como (opcional) puedes dejarlas vacías, las marcadas como (si aplica) solo son obligatorias en determinados casos, y las que no llevan sufijo son siempre obligatorias.

Paso 6

Arrastra tu fichero al panel o haz clic para buscarlo. También puedes pegar los datos directamente desde una hoja de cálculo con Ctrl+V.

Paso 7

El paso “Columnas” empareja cada columna de tu fichero con un campo de Dcycle, con un porcentaje de confianza y una muestra de tus datos. Si tu exportación usa otros nombres de cabecera, es aquí donde los corriges con los desplegables.

Fíjate en las etiquetas de la izquierda: “Fecha de inicio” y “Tipo de transporte” llevan asterisco rojo — son las únicas siempre obligatorias. “Correo del empleado” y “Nombre del empleado” salen como Condicional, “Obligatorio según los valores de la fila”: necesitas uno de los dos, no los dos.

Paso 8

Si aparece un paso “Valores”, muestra cómo se corresponden los valores de tu fichero con los que admite Dcycle: modos de transporte, tipos de combustible, tamaños de vehículo. Revisa las sugerencias y ajusta lo que no se haya reconocido.

Paso 9

El paso “Revisar” resume las filas válidas y los errores, y te deja corregir cualquier celda ahí mismo. En el ejemplo de la captura, las cinco filas son válidas con la columna de correo completamente vacía.

Paso 10

Envía. Cada fila se convierte en un periodo de desplazamiento de ese empleado y las emisiones se calculan automáticamente.

Cómo rellenar la plantilla

Columna	Obligatoria	Qué poner
Correo del empleado	Esta o el nombre	El correo del empleado. Déjala vacía si la encuesta es anónima
Nombre del empleado	Este o el correo	Nombre o código de empleado: vale cualquier identificador
Fecha de inicio	Sí	Inicio del periodo que cubre la fila
Fecha de fin	No	Fin del periodo. Déjala vacía si el periodo sigue abierto
Tipo de transporte	Sí	Coche, Autobús, Tren, Metro, Tranvía, Trolebús, Moto, Bicicleta, Patinete eléctrico, A pie o Teletrabajo
Tamaño del vehículo	Solo para Coche	Pequeño, Mediano o Grande
Tipo de combustible	Para modos motorizados	Debe ser compatible con el modo: un autobús admite diésel, gasolina, GLP, gas natural o desconocido; un coche admite además híbrido y eléctrico
Coche compartido	Solo para Coche	”Sí” divide el resultado entre tres
Km totales	Sí, salvo Teletrabajo	Distancia de ida. Dcycle multiplica por dos para la vuelta
Viajes diarios	No	Entre 1 y 3. Por defecto 1
Días de desplazamiento semanal	No	Días que se desplaza a la semana. Por defecto 5
Días de teletrabajo semanal	No	Días trabajados desde casa. Por defecto 0
Horas trabajadas por día	No	Por defecto 8
Origen / Destino	No	Texto libre, solo descriptivo
Empresa	No	Solo para holdings: dirige la fila a una filial

Dos cosas que conviene saber sobre cómo funciona el cálculo:

• Los km totales son de ida. Dcycle los duplica y los multiplica por los días de desplazamiento dentro del periodo, restando automáticamente los festivos del país. Si metes el trayecto completo de ida y vuelta, tus emisiones saldrán del doble.
• A pie, bicicleta sin motor y teletrabajo tienen factor de emisión cero. Aun así, incluye esas filas: documentan tu reparto modal y mejoran la representatividad de los datos.

Encuestas anónimas

Si tu encuesta no recoge correos, deja vacía la columna del correo y usa la del nombre como identificador:

1. Deja “Correo del empleado” vacío en todas las filas.
2. En “Nombre del empleado” pon un identificador: Empleado 1, Empleado 2, o tu código interno de RRHH. La columna admite tanto un nombre como un código de empleado.
3. Usa un identificador distinto para cada persona. Dcycle identifica a los empleados por ese valor: si dos filas repiten el mismo identificador, se entienden como la misma persona y los periodos se acumulan sobre ese único empleado.

Una persona puede tener varias filas legítimamente: así es como repartes a un empleado entre varios modos de transporte, o entre distintos periodos del año. Solo asegúrate de que las filas que deben ser de la misma persona lleven el mismo identificador, y las de personas distintas lleven identificadores distintos.

¿Y si solo tienes datos agregados?

El importador funciona empleado a empleado: no hay columna de número de personas. Si tu encuesta te da una distancia media y un reparto modal del conjunto de la plantilla en lugar de respuestas individuales, desglósalo en filas: una fila por empleado y modo de transporte, repartiendo los kilómetros según el peso de cada modo.

Si en cambio tu problema es la tasa de respuesta — tienes respuestas individuales, pero solo de una parte de la plantilla — no construyas filas sintéticas. Sube las respuestas reales y usa la función de estimación para cubrir el resto.