Estado de los datos: compras

Tener los datos de compras sanos es la diferencia entre una huella de Alcance 3 que puedes defender en una auditoría y otra con huecos sin detectar. Tus compras OPEX alimentan los bienes y servicios comprados (categoría 1) y el CapEx alimenta los bienes de capital (categoría 2). Salvo que tengas datos de actividad de cada producto, Dcycle estima las emisiones por gasto: a partir del importe y del código de actividad de cada proveedor (CNAE o SIC). Un proveedor sin categoría o en la actividad equivocada, o un importe en la moneda incorrecta, cambian la cifra. Dedica unos minutos a esta comprobación antes de procesar o informar.

Antes de empezar

• Tus compras ya deberían estar en la cuenta: abre Datos → Categorías → Compras y CapEx para ver los registros y los totales de gasto del periodo.
• Ten a mano tus archivos de origen: el extracto contable o del ERP (mayor de proveedores, registro de facturas recibidas), con proveedor, importe, moneda y fecha por línea. Los necesitarás para confirmar qué es correcto. Puedes saber de qué archivo viene cada compra filtrando por la Fuente en Gestión de compras, y siempre encontrarás el archivo original en Datos → Mis archivos.

Qué comprobar

Abre el panel de preauditoría de tu proyecto. Ejecuta una comprobación automática sobre cada tipo de dato y marca todo lo que no esté listo para informar. Para compras, repasa la lista y confirma que todos los registros tienen un status de éxito.

Un status que no sea de éxito apunta a datos que no informarán correctamente. Por ejemplo:

• Un proveedor en estado “En revisión”: Dcycle no pudo mapearlo con confianza a un código de actividad, así que no se le aplica factor de emisión.
• Una compra sin categoría de producto o con la categoría equivocada (una comercializadora de energía detectada como “Alimentación y bebidas”).
• Un importe sin moneda, o una moneda que no coincide con el resto del periodo.
• Un periodo incompleto: faltan meses o trimestres de un proveedor que estuvo activo.

En Datos por revisar, al pulsar Ver y corregir datos te lleva directamente a la categoría Compras y CapEx, y desde ahí puedes corregir los distintos problemas de tus datos en las pestañas Gestión de proveedores y Gestión de compras: cada proveedor muestra su Actividad del proveedor detectada y su estado, y cada compra su Categoría de producto y las emisiones calculadas. Puedes modificarlo ahí mismo y Dcycle lo recalcula automáticamente.

Problemas en tus datos

Algunos síntomas te avisan de que algo va mal sin revisar fila a fila:

• Proveedores en revisión. Cualquier proveedor con estado “En revisión” no aporta emisiones: su gasto queda fuera del cálculo hasta que le asignas una actividad.
• Emisiones muy altas o muy bajas. Un gasto que debería marcar varias toneladas pero sale casi a cero suele apuntar a proveedores sin categorizar; un pico suele indicar una moneda confundida (importe en otra divisa metido como euros).
• Un salto respecto al año anterior. Una variación grande y sin explicar, arriba o abajo, es una señal clara de gasto que falta, duplicado o mal categorizado. Lo ves comparando con las tarjetas de “Total compras vs año anterior” dentro de la propia categoría Compras y CapEx, o creando una visualización de compras.

Cómo corregirlo

• ¿Faltan compras? Súbelas (Datos → Categorías → Compras y CapEx → Añadir). Mira Subir datos de compras para varias filiales si gestionas un holding.
• ¿Proveedor en revisión o mal categorizado? Asígnale el código CNAE o SIC correcto en la pestaña Gestión de proveedores y Dcycle recalcula el factor por gasto al guardar. Mira Corregir la categoría de un proveedor.

Siguientes pasos

• Vuelta al hub: Comprueba que tus datos están sanos.
• Referencia completa de datos primarios: Checklist de datos primarios de Alcance 3.

Empieza con lo que tengas y mejóralo cada ciclo: una estimación completa vale más que un dato preciso en blanco.